Ấn phẩm nhiều trang có ba điều phải chốt trước khi dàn trang: kiểu đóng cuốn, tổng số trang hợp với kiểu đóng đó, và độ dày gáy nếu đóng keo. Catalogue đóng ghim giữa cần tổng số trang, tính cả bìa, chia hết cho 4. Sách đóng keo cần file bìa riêng có phần gáy tính theo số trang và độ dày giấy. Làm file xong mới hỏi những điều này thường dẫn đến phải thêm trang trắng hoặc dàn lại cả cuốn.
Bài này dành cho người làm catalogue sản phẩm, kỷ yếu, sách mỏng in số lượng ít, tài liệu đào tạo. Bạn sẽ biết cách đếm trang đúng kiểu nhà in đếm, các vùng an toàn riêng của hàng đóng cuốn, cách làm file bìa, cách xuất file ruột, và dùng AI để lập bảng phân trang, soát số trang và mục lục. Con số nêu ra là thông lệ; nhà in sẽ cho con số cụ thể theo giấy và máy của họ.
Các kiểu đóng cuốn và điều kiện về số trang
Kiểu đóng quyết định gần như mọi thứ khác trong file. Bảng dưới tóm các kiểu phổ biến cho ấn phẩm số lượng vừa và nhỏ.
| Kiểu đóng | Điều kiện số trang thường gặp | Hợp với | Điều cần chú ý trong file |
|---|---|---|---|
| Đóng ghim giữa (đóng kim) | Tổng số trang kể cả bìa chia hết cho 4 | Catalogue, tờ giới thiệu, tạp chí mỏng | Trang giữa bị đẩy ra ngoài khi cuốn dày, cần lề ngoài rộng hơn |
| Đóng keo gáy vuông | Thường chẵn; nhiều nhà in muốn bội số của 8 hoặc 16 cho kinh tế | Sách, kỷ yếu, catalogue dày | Gáy có độ dày, mất một phần lề phía gáy |
| Đóng lò xo, gáy xoắn | Linh hoạt, chẵn là gọn | Tài liệu đào tạo, lịch bàn, sổ tay | Chừa lề cho dãy lỗ đục |
| Khâu chỉ rồi vào keo hoặc bìa cứng | Theo tay sách của nhà in, thường bội số 16 | Sách dày, cần mở phẳng và bền | Hỏi kỹ cấu trúc trước khi dàn trang |
Lý do của những bội số này nằm ở cách in: nhiều trang được in trên một tờ giấy lớn, gấp lại thành một "tay sách" 8, 16 hay 32 trang rồi mới đóng. Số trang lệch khỏi bội số khiến tờ cuối có phần giấy bỏ phí hoặc phải in riêng, và đó là một yếu tố làm đổi giá. Trước khi chốt số trang, hỏi nhà in số trang nào là kinh tế với khổ và giấy bạn chọn.
Đếm trang cho đúng: trang, tờ và trang trắng
Nhầm lẫn phổ biến nhất là giữa trang và tờ. Một tờ giấy có hai mặt, tức hai trang. Một cuốn catalogue khách nói "mười tờ" có thể là 20 trang, hoặc nếu khách đếm cả tờ gấp đôi thì là 40 trang. Khi trao đổi với khách và nhà in, luôn nói bằng "trang" và hỏi lại có tính bìa hay chưa.
Với đóng ghim giữa, bìa là một phần của các tờ gấp: bìa trước, mặt trong bìa trước, mặt trong bìa sau, bìa sau là bốn trang của tờ ngoài cùng. Nếu nội dung của bạn có 22 trang ruột cộng bìa 4 trang thành 26, không chia hết cho 4, bạn phải thêm 2 trang hoặc bớt 2 trang. Thêm thường dễ hơn: một trang ghi chú, một trang giới thiệu chi nhánh, một ảnh toàn trang.
Trang trắng chủ ý cũng phải có mặt trong file. Nếu trang 2 là trang trắng, file PDF vẫn phải có một trang 2 trống, không được bỏ, nếu không mọi trang phía sau sẽ đổi mặt chẵn lẻ. Trang 1 luôn là trang bên phải của cuốn, các trang lẻ nằm bên phải, chẵn bên trái. Thiết kế có ảnh trải hai trang cần nằm ở một cặp chẵn lẻ liền nhau, ví dụ trang 4 và 5, và tốt nhất là ở giữa tay sách để hai nửa ảnh in trên cùng một tờ, khớp màu hơn.
Lề gáy, lề ngoài và hiện tượng trang giữa bị đẩy ra
Đóng keo ăn mất lề phía gáy. Khi đóng keo, phần giấy sát gáy bị keo và độ cong của trang che đi, mở sách không thể thấy tới tận gáy. Chữ và chi tiết quan trọng cần lùi xa khỏi gáy hơn so với lề ngoài, thông lệ là thêm vài milimét đến khoảng một centimet tuỳ độ dày. Ảnh trải đôi qua gáy sẽ bị mất phần giữa, nên tránh đặt mặt người hay chữ ở đúng đường gáy.
Đóng ghim cuốn dày làm trang giữa bị đẩy ra. Khi lồng nhiều tờ gấp vào nhau, tờ phía trong bị đẩy nhô ra ở cạnh ngoài vì độ dày các tờ bên ngoài. Sau khi xén bằng, trang giữa cuốn bị cắt nhiều hơn ở mép ngoài. Nhà in xử lý bằng cách bù dịch trang khi bình trang, nhưng bạn nên để lề ngoài rộng hơn một chút và tránh đặt số trang, chữ nhỏ quá sát mép ngoài.
Đóng lò xo cần lề cho lỗ đục. Dãy lỗ ăn vào trang một khoảng tuỳ cỡ lò xo. Nội dung nên lùi khỏi cạnh đóng nhiều hơn mức an toàn thông thường. Lịch bàn, sổ tay đóng cạnh trên thì lề phía trên mới là lề gáy.
Bố cục đối xứng cần lề trong và lề ngoài khác nhau. Trong phần mềm dàn trang, dùng trang đôi đối xứng để lề trong và lề ngoài tự đổi bên theo trang chẵn lẻ. Đặt lề bằng nhau trên mọi trang là lý do nhiều cuốn sách trông như chữ bị kéo về phía gáy.
Làm file bìa sách đóng keo
Bìa sách đóng keo là một file riêng, gồm bìa sau, gáy và bìa trước liền nhau trên một mặt phẳng. Độ dày gáy phải tính được trước khi làm bìa.
- Chốt số trang ruột và loại giấy ruột với nhà in.
- Xin nhà in độ dày gáy chính xác. Cách tính tham khảo là số tờ ruột, tức số trang chia đôi, nhân với độ dày một tờ giấy, cộng một chút cho bìa và keo. Ví dụ giả định: 160 trang là 80 tờ, giấy dày 0,1 mm mỗi tờ thì ruột khoảng 8 mm, gáy khoảng 8 đến 9 mm. Độ dày thật của giấy phụ thuộc loại giấy, không chỉ định lượng, nên con số của nhà in mới là căn cứ.
- Tạo trang bìa với chiều rộng bằng hai lần chiều rộng bìa cộng độ dày gáy, cộng tràn lề hai bên ngoài; chiều cao bằng chiều cao sách cộng tràn lề trên dưới.
- Kẻ đường gióng tại hai mép gáy. Chữ trên gáy chỉ nên đặt khi gáy đủ rộng, và lùi vào trong mỗi bên một khoảng an toàn vì gáy có thể lệch nhẹ khi vào bìa.
- Quyết định chiều chữ trên gáy. Thông lệ phổ biến hiện nay là chữ chạy từ trên xuống, nhưng hãy thống nhất với nhà in và với các cuốn khác cùng bộ nếu có.
- Nếu bìa có tai gấp, thêm hai phần tai vào hai đầu, theo kích thước nhà in đề nghị.
- Xuất bìa thành PDF riêng, đặt tên rõ là bìa, ghi số trang ruột và độ dày gáy vào tên tệp hoặc tin nhắn.
Nếu sau đó số trang ruột thay đổi, độ dày gáy đổi theo, và file bìa phải sửa. Đây là lý do nên chốt nội dung ruột trước khi hoàn thiện bìa.
Xuất file ruột: những gì nhà in muốn nhận
Phần lớn nhà in tự bình trang, tức sắp xếp các trang lên tờ in theo thứ tự gấp. Bạn chỉ cần gửi các trang theo thứ tự đọc.
- Một tệp PDF cho toàn bộ ruột, mỗi trang là một trang đơn theo thứ tự 1, 2, 3, không xuất dạng trang đôi trừ khi được yêu cầu.
- Mỗi trang có tràn lề ở cả bốn cạnh, kể cả cạnh gáy, vì nhà in cần nó khi bình trang và xén.
- Không tự bình trang theo kiểu sắp trang 16 lên 1 và 2 lên 15, việc đó là của nhà in, làm sai sẽ in ra cuốn lộn xộn.
- Kích thước mọi trang như nhau. Trang phụ lục xuất từ một phần mềm khác cũng phải đúng khổ.
- Trang trắng chủ ý nằm trong file như một trang trống.
- Bìa là tệp riêng; với đóng ghim giữa, có nhà in muốn bìa và ruột chung một tệp nếu cùng giấy, hỏi trước.
- Gửi kèm một tệp xem thử dạng trang đôi nhẹ để nhà in hình dung bố cục, ghi rõ chỉ để xem, không dùng để in.
Đặt tên tệp có số trang, ví dụ "catalogue ruột 32 trang" và "catalogue bìa 4 trang", giúp nhà in đối chiếu nhanh với đơn hàng.
Dùng AI cho ấn phẩm nhiều trang: bảng phân trang, mục lục và soát số
Ấn phẩm nhiều trang là nơi chatbot AI giúp được nhiều nhất trước khi dàn trang. Bạn có thể nhờ lập bảng phân trang: liệt kê các phần nội dung và số trang dự kiến của mỗi phần, rồi nhờ AI sắp thành bảng có cột trang chẵn lẻ, đánh dấu những chỗ có ảnh trải đôi, cộng tổng và báo nếu không chia hết cho 4. Câu lệnh mẫu: "Lập bảng phân trang cho catalogue đóng ghim giữa gồm bìa 4 trang, giới thiệu 2 trang, 9 nhóm sản phẩm mỗi nhóm 2 trang, trang liên hệ 1 trang. Tổng có chia hết cho 4 không? Nếu không, gợi ý thêm trang nào hợp lý."
Sau khi dàn trang, xuất phần chữ ra và nhờ AI đối chiếu mục lục với tiêu đề từng phần: tên phần trong mục lục có khớp tiêu đề thật không, số trang trong mục lục có tăng dần không, có phần nào bị sót không. AI không xem được số trang thật trong file dàn trang của bạn, nên phần đối chiếu số trang cuối cùng vẫn làm bằng mắt trên PDF.
Với catalogue sản phẩm, AI còn soát được tính nhất quán: cùng một quy cách mô tả cho mọi sản phẩm, đơn vị đo viết thống nhất, mã sản phẩm không trùng. Đừng để AI tự bịa thông số còn thiếu; yêu cầu nó đánh dấu chỗ thiếu để bạn hỏi lại người cung cấp. Danh sách sản phẩm, giá bán buôn và thông tin nhà cung cấp là bí mật kinh doanh, hãy thay bằng mã hoặc bỏ cột giá trước khi dán vào chatbot công cộng.
Câu hỏi thường gặp
Catalogue 18 trang có đóng ghim giữa được không?
Không đúng kiểu, vì 18 không chia hết cho 4. Bạn cần 16 hoặc 20 trang tính cả bìa. Thêm hai trang thường dễ hơn bớt: một trang giới thiệu, một trang ghi chú hoặc một ảnh toàn trang. Hỏi nhà in xem 16 hay 20 trang kinh tế hơn với khổ giấy của đơn.
Đóng ghim giữa tối đa được bao nhiêu trang?
Tuỳ độ dày giấy và máy đóng. Giấy mỏng có thể đóng được vài chục trang, giấy dày thì ít hơn nhiều vì cuốn bị phồng và gáy gấp dễ nứt. Nếu cuốn của bạn dày, hỏi nhà in xem nên chuyển sang đóng keo hay không.
Có cần tự bình trang trước khi gửi nhà in không?
Thường là không. Nhà in bình trang bằng phần mềm riêng theo khổ máy, cách gấp và bù dịch trang. Bạn gửi các trang đơn theo thứ tự đọc. Chỉ tự bình trang khi in số lượng rất ít trên máy văn phòng hoặc khi xưởng yêu cầu rõ.
Ảnh trải đôi qua gáy bị lệch thì xử lý thế nào?
Với đóng ghim giữa, ảnh trải đôi ở trang giữa cuốn khớp tốt nhất vì in trên cùng một tờ. Ở các vị trí khác, hai nửa có thể lệch nhẹ. Với đóng keo, phần giữa ảnh bị gáy nuốt mất. Tránh đặt chủ thể, mặt người, chữ ở đúng đường gáy.
Đổi số trang ruột sau khi làm bìa thì phải sửa gì?
Với đóng keo, độ dày gáy thay đổi nên chiều rộng file bìa và vị trí chữ trên gáy đều phải sửa. Với đóng ghim, số trang phải giữ bội số của 4. Hỏi lại nhà in độ dày gáy mới thay vì tự cộng trừ.
AI có tính độ dày gáy sách chính xác được không?
AI tính được nếu bạn cho đúng độ dày một tờ giấy và số trang, nhưng độ dày giấy thật phụ thuộc loại giấy và lô giấy. Nhà in có số đo của giấy họ dùng, đó mới là căn cứ. Dùng AI để kiểm phép tính, không để chọn con số.